De noodzaak van een goed ERP-systeem

De zoektocht naar het beste ERP-systeem voor uw organisatie zou gestart moeten worden wanneer er geen overzicht is van de exacte financiële en operationele prestaties. Ook kan een organisatie voor een ERP-systeem kiezen als er onjuiste verwachtingen van klanten en de kosten worden voorspeld of zelfs onbekend zijn. Daarnaast zie je in de praktijk dat de beloofde leverdata van een organisatie frequent niet nagekomen wordt wanneer een organisatie door een te snelle groei overloopt. Verder kan een ERP-systeem overwogen worden wanneer de verschillende voorraden van een bedrijf frequent niet aan de productievereisten voldoen; hierbij kan gedacht worden aan tekorten of overschotten.

Wanneer een ERP-systeem geïmplementeerd wordt, kan een bedrijf aanzienlijk profiteren van alle mogelijkheden die het systeem te bieden heeft. Door de implementatie wordt de efficiëntie van medewerkers niet langer aangetast. In een ERP-systeem worden alle informatiestromen die in een bedrijf plaatsvinden geregistreerd, dit is efficiënter dan data in meerdere naast elkaar bestaande programma’s registeren. Deze gekoppelde data bundelen in één ERP-systeem zorgt ervoor dat u via duidelijke rapportages veel meer inzicht krijgt in uw financiële huishouding. Daarnaast bespaart het werken met één systeem tijd doordat dubbele inspanningen niet meer nodig zijn. Ook is het een stuk overzichtelijker voor uw medewerkers. Een ander bijkomend gunstig effect is dat bijvoorbeeld simpele (overtyp) fouten sneller worden voorkomen omdat medewerkers niet meer over meerdere systemen vitale gegevens hoeven te registeren. Een duidelijke en overzichtelijke registratie van uw data bespaart u (voornamelijk achteraf) uitzoek- en correctiewerk. Dit bespaart u als organisatie tijd, moeite en geld.

Het implementeren van een ERP-systeem stelt een bedrijf in staat om voortijdig problemen te signaleren, waardoor er proactief gereageerd kan worden. Hierdoor worden problemen voorkomen en lopen ze niet ongezien uit de hand. Deze problemen kunnen zonder signalering in een later proces tot dure en zelfs onherstelbare fouten leiden. Door de mogelijkheden die een ERP-systeem biedt, wordt er niet meer achter de feiten aangelopen maar loopt u als organisatie op het proces vooruit. Dit proces vormt de basis waarop uw organisatie voortbouwt.

De beste ERP-systemen begeleiden de medewerkers vanaf een klantorder en bieden een routekaart door de software voor het automatiseren van de verschillende stappen op weg naar het uitvoeren van de order. Wanneer een klantenservicemedewerker een klantorder invoert in een ERP-systeem, beschikt hij over alle informatie die nodig is om de order te voltooien. Voorbeelden hiervan zijn de kredietwaardigheid van de klant en de bestelhistorie van de financieringsmodule, het voorraadniveau van de magazijnmodule en het vrachttransport schema van de logistieke module.

Het personeel op de verschillende afdelingen werken allemaal met dezelfde actuele informatie en kunnen deze, indien zij daarvoor bevoegd zijn, bijwerken. Wanneer een afdeling klaar is met een order, wordt deze automatisch via het ERP-systeem naar de volgende afdeling geleid. Om erachter te komen waar de order zich op enig moment bevindt, hoeft u zich alleen maar aan te melden bij het ERP-systeem. Hierin kunt u op elk gewenst moment de status en locatie van uw order of productieopdracht ophalen. Dankzij een ERP-systeem gaat het orderproces efficiënter en krijgen klanten hun orders sneller en met minder fouten aangeleverd. Het ERP-systeem is toepaspaar op alle belangrijke bedrijfsprocessen, zoals bijvoorbeeld human resources of financiële rapportages. Enkele van de voordelen die organisaties overtuigd hebben bij het maken van de keuze om te gaan werken met een ERP-systeem zijn:

• Vereenvoudiging van bedrijfsprocessen
• Verbetering van de productiviteit, flexibiliteit en klantgerichtheid
• Naleving en controle
• Efficiencyverbeteringen
• Nieuwe bedrijfs- en groeistrategieën
• Optimalisering van de flexibiliteit van de organisatie
• Reductie kosten en verspilling
• Continue verbeteringen
• Compleet overzicht van alle bedrijfsgegevens
• Koppelmogelijkheden met het internet

Bij interesse in een ERP-systeem kunt u natuurlijk verder informeren naar het ERP-systeem dat wij u als Xperit kunnen aanbieden; Microsoft Dynamics Business Central. De enorme toepasbaarheid van Microsoft Dynamics Business Central is één van de vele redenen van de populariteit van dit pakket. Door de handige add-ons, die speciaal ontwikkeld zijn ten behoeve van uw branche of technische behoefte, krijgt u altijd de ideale oplossing. Bij mijn collega Ronald Evers kunt u altijd terecht voor aanvullende informatie, of om een persoonlijke (vrijblijvende) afspraak te maken.

Wilt u meer weten over dit onderwerp of heeft u suggesties rondom dit thema voor een volgende blog? Neem contact met ons op!