Met het juiste huiswerk voorkom je vertragingen, verrassingen en onnodige kosten.
- Breng je processen in kaart
Begin met een helder overzicht van je huidige processen. Wat werkt goed? Wat kan beter? Waar lopen medewerkers tegenaan? Door dit inzichtelijk te maken, kun je straks beter beoordelen of het nieuwe ERP-systeem daadwerkelijk aansluit bij jullie manier van werken, of juist kansen biedt om te verbeteren.
- Bepaal je doelen en prioriteiten
Wil je efficiënter werken, betere rapportages, minder handmatig werk of snellere orderverwerking? Formuleer duidelijke doelen. Zo voorkom je dat het ERP-project een ‘alles-in-één’-verhaal wordt waarin focus ontbreekt. Benoem ook welke onderdelen echt prioriteit hebben bij de implementatie.
- Betrek de juiste mensen op tijd
Een ERP-traject raakt meerdere afdelingen. Zorg dus dat je vanaf het begin een team samenstelt met vertegenwoordigers uit o.a. logistiek, sales, finance en IT. Hun input is essentieel om de eisen scherp te krijgen én om straks draagvlak te hebben in de organisatie.
- Maak een realistische planning en budgetinschatting
Veel ERP-trajecten lopen uit doordat er te optimistisch wordt gepland. Reserveer voldoende tijd voor voorbereiding, testen, training en eventuele aanpassingen. Houd ook rekening met interne kosten, zoals de inzet van eigen mensen, naast het budget voor de externe partner.
- Denk vooruit: datakwaliteit en opschoning
Een nieuw systeem werkt pas echt goed als de data die je erin zet klopt. Begin daarom tijdig met het opschonen van klantgegevens, artikelbestanden en prijsafspraken. Dat voorkomt fouten, frustratie en vertraging tijdens de implementatie.
Zijn de mensen in de organisatie voorbereid en klaar voor de verandering die gaat komen? Weten ze en snappen ze waarom de investering wordt gedaan in een nieuwe ERP? Zorg dat je dit niet onderschat: verandermanagement is minstens zo belangrijk als de technische kant. Alleen als medewerkers het nut én de impact begrijpen, zullen ze het systeem straks ook echt gaan gebruiken zoals bedoeld.
Tot slot: hoe beter je voorbereid bent, hoe soepeler het ERP-traject verloopt. Zie het als fundering leggen: hoe sterker die is, hoe stabieler je nieuwe systeem straks draait. Succes met de voorbereiding!
