5 tips om budgetoverschrijdingen in uw ERP-project te voorkomen

De meeste klant-organisaties zijn onervaren als het gaat om budgetteren van dergelijke omvangrijke ERP-projecten. En dat is natuurlijk logisch, simpelweg omdat ze hun software oplossingen gemiddeld om de 8 tot 10 jaar moderniseren of vervangen. Een goede voorbereiding en budgetplanning is van belang. Wij geven u 5 tips.

Zorg er voor dat het budget compleet is en dat het voldoende bandbreedte bevat om succes te behalen. Kosten categorieën die tegenwoordig vaak onderschat worden zijn te vinden in het domein van eindgebruikerstraining en in verandermanagement. Voor veel organisaties is het nog steeds lastig te investeren in verandermanagement.

Het belangrijkste deel van de voorbereiding vind in principe plaats voordat de consultants van uw ERP implementatiepartner aan de slag gaan. Voor effectief budget beheer is het cruciaal dat u weet weten wat jullie willen bereiken en hoe jullie dat van plan zijn te doen voordat externe uren worden ingezet. Op tijd beginnen met de interne voorbereiding houdt uw financiële budgetten onder controle.

Veel organisaties onderschatten nog steeds de complexiteit van het implementeren van nieuwe bedrijfssoftware. Zij geloven dat het vooral een technisch project is, terwijl een nieuwe ERP-oplossing het team dwingt om op een andere manier te werken, te denken en te handelen. 

Op het moment van de onderhandelingen ligt alle aandacht op het nieuwe project. Iedereen is betrokken en enthousiast. Onze ervaring is alleen dat zodra het project begint, er weer andere zaken op de radar verschijnen en er andere prioriteiten komen. Klanten gaan vaak voor en nieuwe opdrachten willen we ook binnen halen. Belangrijke medewerkers worden ziek of verlaten het bedrijf. Behoud ondanks alles de focus, anders leidt het er mogelijk toe dat er een groter deel van het werk aan uw implementatiepartner uitbesteedt gaat worden. Het overschrijden van de financiële begroting is dan een logisch direct gevolg.

Een laatste belangrijke oorzaak van budget overschrijding is het toevoegen van complexiteit tijdens het implementatieproces. Veel organisaties missen de discipline om vast te houden aan de afgesproken functionaliteit en de hoeveelheid verandering zoals bij de start gedefinieerd. Natuurlijk is het verleidelijk om aan de extra wensen vanuit de organisatie toe te geven. Maar het zal de financiële budgetten, de tijdsbudgetten en de motivatie van de teams niet ten goede komen. Probeer dit echt te vermijden. Beter is om alle goede ideeën op de zogenaamde 'optimalisatielijst' te noteren voor fase 2, eventueel direct na de livegang. Dit is een uitstekende manier om complexiteit te beheren en beheersen en daarmee aan uw financiële budget vast te houden, maar ook om binnen de geplande tijd op te leveren.