Waarom documentscanning u helpt bij uw bedrijfsvoering

Geschreven door Geert Kraaijeveld – 04-05-2018

Tegenwoordig zijn steeds meer processen digitaal, zoals documenten, planningen en het ERP systeem. Alles wordt digitaal vastgelegd. Ook facturen worden steeds vaker ge-e-maild in plaats van per post verzonden. In deze blog vertel ik u graag meer over het gebruik van Document Capture en hoe deze add-on uw bedrijfsprocessen kan optimaliseren.

Voordelen

Hoe zit het met uw ingekomen facturen? Heeft u nog kasten vol met ordners? Met Document Capture hoeft u niet meer te zoeken naar een factuur in een ordner, maar kunt u de factuur gewoon op het inkoopfacturenscherm in Dynamics Nav zien. Document Capture maakt het mogelijk om documenten en inkoopfacturen automatisch te scannen en te registreren.

Belangrijkste voordelen:

  • besparen van tijd met het invoeren van inkoopfacturen doordat informatie op de facturen automatisch wordt herkend en ingelezen;
  • onder controle houden van het factuur goedkeuringsproces;
  • archiveren van documenten middels drag & drop in het systeem;
  • snelle toegang tot documenten in een gedigitaliseerd archief

Werkwijze

Uw leverancier e-mailt u een inkoopfactuur. Document Capture leest de mailbox uit, doet een OCR-gegevensextractie (leest het document) en haalt de inkoopfacturen binnen in Dynamics NAV. Hiewordt de factuur geregistreerd en automatisch aangemaakt.

  1. Gescande inkoopfacturen worden weergegeven in een lijst en automatisch gekoppeld aan de leverancier.
  2. Document Capture leest de gescande factuur en koppelt de gegevens met Dynamics NAV velden. Het is ook mogelijk om zelf extra velden toe te voegen zoals vrachtkosten of speciale administratiekosten.
  3. Het gescande document wordt in Dynamics NAV weergegeven bij het registratieoverzicht, maar ook op de inkoopfactuur. Met de muis worden op de scan de gegevens aangewezen die in Dynamics NAV moeten worden verwerkt.

Registratie

Wanneer alle factuurgegevens gekoppeld zijn en correct zijn ingevuld kan het gescande document worden geregistreerd. Document Capture maakt nu automatisch een inkoopfactuur aan met de geregistreerde gegevens. Deze gegevens (welk veld waar op de scan staat) worden meteen opgeslagen in een sjabloon. Als er de volgende keer een factuur wordt gescand van de betreffende leverancier worden deze velden automatisch herkend.

Terugzoeken

De gescande documenten worden gekoppeld aan de inkoopfactuur en zijn via een handig overzicht gemakkelijk terug te zoeken. Er kan gezocht worden op naam, omschrijving, maar ook op gescande tekst van de factuur zelf.

Wilt u meer weten over hoe documentscanning u kan helpen of heeft u suggesties rondom dit thema voor een volgende blog? Neem contact met ons op!