Verouderde ERP software leidt tot extra kosten en onnodige risico’s

Geschreven door Gijs van Os – 05-04-2018

In de maakindustrie zijn er bedrijven die al jaren met dezelfde versie van het ERP-systeem werken. De kans is groot dat het systeem niet meer voldoet aan de allerlaatste stand van de techniek. Het systeem is niet meegegroeid met de ontwikkelingen in uw markt. Bedrijven met een verouderd systeem lopen grote risico’s en missen veel kansen om efficiënter en effectiever te werken. Als moderniseren al mogelijk is, kost dat veel tijd en geld. Voorkom dat uw ERP-systeem verouderd raakt en migreer op tijd naar de laatste versie van uw ERP-systeem.

Verouderde ERP-software

Bedrijven met een verouderd ERP-systeem vinden het blijkbaar niet nodig om te migreren naar een nieuwe versie. Mogelijk zijn deze bedrijven onvoldoende op de hoogte van de risico’s van een verouderd ERP-systeem. Als er aanpassingen nodig zijn, wordt er maatwerk gemaakt. Als het systeem iets niet kan ondersteunen, wordt Excel ingezet of een andere work-around bedacht. Risico’s op financieel, organisatorisch en op technisch vlak. Bedrijfsprocessen zijn door nieuwe ontwikkelingen ongetwijfeld gewijzigd. Het ERP-systeem sluit niet meer optimaal aan. Wat zijn die risico’s dan precies? En welke kansen missen deze bedrijven? In dit artikel leest u de antwoorden.

Verlies van bedrijfsgegevens

Met een verouderd ERP-systeem loopt u het risico dat de ERP-leverancier vroeg of laat geen ondersteuning meer biedt. De kans stijgt daardoor dat er op een gegeven moment een calamiteit plaatsvindt, bijvoorbeeld een gecrashte database. U bent dan helemaal op uzelf aangewezen. Indien u niet over een recente back-up beschikt, kunnen veel essentiële bedrijfsgegevens simpelweg verloren gaan. Omdat er geen onderhoudscontract meer bestaat, moet u bovendien zelf opdraaien voor de herstelkosten van de database. Dat is een klus waarmee de ERP-leverancier al snel zo’n drie dagen bezig is. U kunt in die tijd uw ERP-systeem niet gebruiken. En als er geen passende hardware meer verkrijgbaar is, bent u zelfs gedwongen om direct een volledige herimplementatie te starten. De impact daarvan op uw bedrijf is vele malen groter dan u denkt. Een ander probleem doet zich voor als u nieuwe desktop of laptops wilt aanschaffen. Die zijn immers alleen maar verkrijgbaar met de laatste Windows-versies. Uw verouderde ERP-software kan daar echter niet mee omgaan, zodat u noodgedwongen uw oude computers met oude software moet blijven gebruiken. Hoe lang houdt u dit vol?

Onnodige (terugkerende) kosten

Een verouderd ERP-systeem kost u hoe dan ook extra geld. Vroeg of laat bent u immers gedwongen om aanpassingen in de software te maken. Denk alleen al aan veranderingen in wet- en regelgeving, zoals een BTW wijziging of veranderingen in de boekhoudregels. Of neem veranderingen in de communicatie met banken, leveranciers en klanten (EDI). Met een verouderd ERP-systeem bent u dan gedwongen om uw maatwerk weer aan te passen. Dat zijn terugkerende kosten die in feite overbodig zijn. U betaalt immers ook al elk jaar een vast bedrag aan onderhoudskosten. De ERP-leverancier gebruikt dat geld om noodzakelijke aanpassingen als gevolg van wet- en regelgeving of veranderde communicatieprotocollen op te nemen in de nieuwe versie waarop u recht heeft. Ook worden hiermee nieuwe functionaliteiten ontwikkeld of wordt het systeem gebruiksvriendelijker gemaakt. Als u er echter voor kiest om niet te migreren naar een nieuwe versie, ziet u niets van deze ontwikkelingen terug. Met andere woorden: de onderhoudskosten die u betaalt komen vooral ten goede aan andere klanten van de ERP-leverancier, maar zelf heeft u geen profijt van de nieuwe versie die voor u beschikbaar is.

De voordelen van Microsoft Dynamics 365

Naast bovengenoemde risico’s en kosten van een verouderd ERP-systeem, mist u een groot aantal kansen omdat u niet beschikt over de laatste stand van de techniek. ERP-leveranciers investeren onder meer in het verbeteren van de gebruiksvriendelijkheid, een aspect dat gebruikers erg belangrijk vinden. Neem Microsoft Dynamics 365. Het gebruiksgemak is sterk verbeterd. De ERP-gebruiker logt in met zijn eigen rol en ziet alleen de informatie en prestatie-indicatoren die voor hem of haar van belang zijn. Gebruikers die met een verouderde ERP-versie werken zien vaak alle beschikbare informatie. Het is vaak lastig om daarin goed je eigen weg te vinden. Dynamics 365 biedt ook de mogelijkheid om met één druk op de knop tabellen, grafieken en diagrammen te presenteren. Microsoft Dynamics staat bekend om de gebruiksvriendelijke en intuïtieve ‘look en feel’. Microsoft Dynamics heeft sterke overeenkomsten met het voor iedereen bekende Microsoft Office. Inloggen vanaf elke locatie en via elk device.

Het Nieuwe Werken

Bij het nieuwe werken wordt niet meer altijd vanaf dezelfde locatie gewerkt. De behoefte aan mobiel werken neemt toe. Met het nieuwe werken neemt het aantal flexwerkers, parttimers en tijdelijke krachten toe. Daarnaast groeit, in de maakindustrie, het belang van after-sales activiteiten, met als gevolg dat steeds meer servicemedewerkers onderweg zijn. Verouderde ERP-systemen zijn niet of nauwelijks ingericht voor ‘Het Nieuwe Werken’. Gevolg is dat de meeste applicaties op een andere plek dan kantoor niet toegankelijk zijn en informatie meerdere keren moet worden ingevoerd waardoor bedrijfsprocessen inefficiënt verlopen met een verhoogde kans op fouten. Vaak is de beveiliging van het ICT-systeem niet afgestemd op de nieuwe manier van werken. Microsoft Dynamics 365 maakt het mogelijk om via een beveiligde internetverbinding en een webcliënt toegang te krijgen tot het ERP-systeem, waardoor gebruikers vanaf elke willekeurige locatie met een pc, laptop, tablet of smartphone rechtstreeks in het systeem kunnen werken.

Managementinformatie

Bedrijven in de maakindustrie kunnen het zich niet veroorloven om stil te staan in hun ontwikkeling. Stilstand betekent achteruitgang. Een migratie naar een nieuwe versie is vaak ook het moment om opnieuw goed naar de inrichting van de software te kijken. Biedt het systeem nog steeds optimale ondersteuning of zijn de bedrijfsprocessen in de tussentijd veranderd? Wacht dus niet te lang met het migreren naar de nieuwste versie van uw ERP-software.

‘Stilstand is achteruitgang in de maakindustrie.’

Heb je vragen en/of opmerkingen over deze blog of heb je suggesties rondom dit thema voor een volgende blog? Neem contact met ons op!