Blog: Eindejaarsperikelen in Dynamics NAV

Geschreven door Petra van Boordt – 28-12-2017

Als alle feestelijkheden van de maand december achter de rug zijn, is het tijd om stil te staan bij de afronding van het huidige boekjaar en het starten van het nieuwe boekjaar in Dynamics NAV. In deze blog wil ik je een paar tips geven waar je dan op moet letten. Ik ga er voor het gemak vanuit dat het boekjaar per 31 december afloopt.

Nieuw boekjaarPetra van Boordt

Om in een nieuw boekjaar te kunnen werken, hoef je niet eerst het huidige boekjaar af te sluiten. Wel is het zaak om eerst een nieuw boekjaar aan te maken met een juiste indeling van de perioden. Ook is het van belang dat de nummerreeksen voor het nieuwe boekjaar zijn aangemaakt. Je kunt dit natuurlijk elk jaar doen, maar je kunt dit ook alvast voor een aantal jaren vooruit instellen.

Tips

Om te voorkomen dat er in het verkeerde boekjaar gewerkt wordt, is het aan te raden om voor de gebruikers in te stellen in welk boekjaar en/of periode gewerkt en geboekt mag worden. In de ‘Boekhoudinstellingen’ kun je dit met de velden ‘Boeken toegestaan vanaf’ en ‘Boeken toegestaan tot’ instellen voor alle gebruikers. Veelal zal het voor een aantal financiële medewerkers nog nodig zijn om in het oude boekjaar te kunnen boeken. Bij de ‘Gebruikersinstellingen’ is het mogelijk om deze algemene instelling te overrulen door hier de velden ‘Boeken toegestaan vanaf’ en ‘Boeken toegestaan tot’ in te stellen op gebruikersniveau. Als men dan in het oude boekjaar wil boeken is het wel handig om eerst de werkdatum in te stellen op een datum in het oude boekjaar. Dan worden de documentnummers die gebruikt gaan worden vanuit de juiste nummerreeks genomen.

Als alle bankafschriften, inkoop- en verkoopfacturen geboekt zijn en de openstaande saldi gecheckt zijn, kan met de functie ‘Wisselkoers herwaarderen’ voor de saldi van de bankrekeningen, klantenposten en leveranciersposten die geboekt zijn in buitenlandse valuta, de waardering op basis van de ingestelde wisselkoersen per einde boekjaar worden geboekt. Het verschil tussen de initieel geboekte waarde en de geherwaardeerde waarde wordt als ongerealiseerde koerswinst of -verlies geboekt in het resultaat.

Boekjaar afsluiten

Nadat alle mutaties in het oude boekjaar geboekt zijn, waarbij uiteraard ook de telling van de voorraad is verwerkt en de btw-aangifte is gedaan, kan daadwerkelijk het boekjaar worden afgesloten met de batch ‘Afsluiten WenV-rekeningen’. Met deze procedure worden de saldi van de resultaatrekeningen tegen geboekt als ultimoposten en op de balansrekening voor het resultaat boekjaar geboekt. Mochten er onverhoopt daarna boekingen nodig zijn in het oude boekjaar, omdat bijvoorbeeld de accountant nog aanvullende mutaties heeft, dan kan dit altijd nog worden geboekt. Deze mutaties worden dan als ‘Naboeking’ geregistreerd. Dan moet daarna nog wel de batch ‘Afsluiten WenV-rekeningen’ worden uitgevoerd als er geboekt is op resultaatrekeningen om het saldo van het resultaat van het boekjaar bij te werken.

Heb je vragen en/of opmerkingen over deze blog of heb je suggesties rondom dit thema voor een volgende blog? Neem contact met ons op!